АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНИХИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА РЕБРИХИНСКОГО РАЙОНА
АЛТАЙСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

06.12.2022 г.                                                                                              № 29
с. Ворониха

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Воронихинского сельсовета Ребрихинского района Алтайского края

В целях совершенствования работы с документами, обеспечения единого подхода к организации делопроизводства и документооборота в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Воронихинского сельсовета Ребрихинского района Алтайского края, в соответствии с национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденным приказом Росстандарта от 08.12.2016 года N 2004-ст, приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 года N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления":
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Воронихинского сельсовета Ребрихинского района Алтайского края (далее - Инструкция).
2. Главе Воронихинского сельсовета Ребрихинского района Алтайского края обеспечить соблюдение Инструкции при организации и ведении делопроизводства и документооборота.
3. Работникам Администрации Воронихинского сельсовета Ребрихинского района Алтайского края руководствоваться в своей деятельности настоящей инструкцией при организации и ведении делопроизводства и документооборота.
4. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Глава сельсовета                                                                        С.А.Реунов

Приложение

Утверждена
постановлением Администрации Воронихинского сельсовета
Ребрихинского района Алтайского края
от 06.12.2022г № 29

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Администрации Воронихинского сельсовета Ребрихинского района Алтайского края

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Инструкция по делопроизводству Администрации Воронихинского сельсовета  Ребрихинского района Алтайского края (далее – Администрация сельсовета), ее отраслевых (функциональных) органах и структурных подразделениях (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации сельсовета, ее отраслевых (функциональных) органах и структурных подразделениях, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
1.2.Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Алтайского края, нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления Воронихинского сельсовета Ребрихинского района Алтайского края.
1.3.Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, документами на бумажном носителе, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Администрации сельсовета, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).
1.4.Организация делопроизводства в Администрации сельсовета осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией, с использованием автоматизированной системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО).
1.5.Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации сельсовета осуществляется главой сельсовета.
1.6.Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами Администрации сельсовета возлагается на главу сельсовета.
Глава сельсовета назначает сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства. Примерный перечень функций, выполняемых сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, приведен в приложении N 1 к настоящей инструкции.
Сотрудники Администрации сельсовета несут дисциплинарную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции и за сохранность находящихся на исполнении или хранении документов.
1.7. О случае утраты документов ответственный за делопроизводство обязан немедленно доложить руководителю. Информация, содержащаяся в документах Администрации сельсовета, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

II. ДОКУМЕНТАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИИ СЕЛЬСОВЕТА.
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

2.1 В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство, документационное обеспечение - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах исполнительной власти;
документ - официальный документ, созданный органом исполнительной власти, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;
объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
унифицированная форма документа - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;
формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел;
шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
электронный документооборот - документооборот с применением автоматизированной информационной системы;
электронный документ - документ, создаваемый в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронная копия документа (электронный образ документа) - копия документа, созданная в электронной форме;
электронная подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Иные понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.
2.2. При подготовке документов Администрации сельсовета используются следующие виды бланков с воспроизведением герба Алтайского края:
бланк постановления главы сельсовета (приложение 2);
бланк распоряжения главы сельсовета (приложение 3);
бланк постановления Администрации сельсовета (приложение 5);
бланк распоряжения Администрации сельсовета (приложение 6);
бланк письма (приложение 7).

III. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
В АДМИНИСТРАЦИИ СЕЛЬСОВЕТА
3.1.Общие требования
3.1.1.Служебные документы оформляются на бланках соответствующих стандарту на бумаге формата А4 (210х297 мм), А5 (210х148 мм) и А6 (105х148 мм) или в виде электронных документов.
На бумаге формата А3 могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы.
Бумагу форматов А6 допускается использовать для оформления резолюции к документу.
3.1.2.Каждый вид служебного документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствие которых делает документ недействительным. Набор реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Требования к оформлению реквизитов служебных документов определяет ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".
3.1.3.При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифта Times New Roman размером № 14, для многостраничных документов (положения, инструкции и другие) № 12. Для оформления таблиц - до № 10.
3.1.4.Строки в многострочных реквизитах документа (кроме текста) печатаются через 1 межстрочный интервал (12 пт), отделяя реквизиты друг от друга 1-3 межстрочными интервалами (12-36 пт).
Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документов", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования", "Подпись" отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами (18-24 пт).
Текст документов печатается через 1-1,5 межстрочных интервала (12-18 пт) на расстоянии 1-2 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Через 2 интервала печатаются тексты документов для устного прочтения (доклады), а также тексты, подлежащие редактированию, телеграммы.
Строки реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" центрируются по отношению к самой длинной строке, а строки реквизита "Адресат" могут также выравниваться по левой границе рабочего поля.
Не допускается выравнивание текста по левой границе рабочего поля, а реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" - по правой границе.
3.1.5.Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля в мм не менее:
левое - 20;
правое - 10;
верхнее - 20;
нижнее - 20.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм
3.1.6.Документы на двух и более страницах нумеруются в центре верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания, на первом листе номер не ставится.
Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.
3.2.Бланки документов
3.2.1.Служебные документы оформляются на бланках утвержденного образца или на стандартных листах бумаги формата А4, А5, А6 или в виде электронных документов и должны иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения (приложения 1, 2, 3, 4, 5, 6).
3.2.2.Бланки документов изготавливаются на бумаге формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм).
Размеры полей каждого листа документа, оформленного как на бланке, так без него оформляются в соответствии с п. 3.1.5. настоящей Инструкции.
В Администрации сельсовета применяются следующие бланки:
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа (постановление, распоряжение, приказ, протокол);
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два равнозначных варианта бланков - угловой и продольный, которые используются:
- должностными лицами Администрации сельсовета, должность которых (исполнение обязанностей) соответствует наименованию должности на бланке;
Документы совещательных органов при главе местного самоуправления сельсовета, а также межведомственных комиссий (советов) оформляются на бланках без изображения герба Алтайского края в случае, если использование бланка предусмотрено положением совещательного органа (межведомственной комиссии/совета). Бланк утверждается совещательным органом (межведомственной комиссией/советом). Применение бланка допускается председателями (руководителями), заместителями председателя (руководителя), ответственными секретарями совещательных органов (межведомственных комиссий/советов).
3.2.3.Для ведения переписки внутри Администрации сельсовета  бланки документов не применяются, "внутренняя переписка" оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.
Подпись оформляется с указанием фамилии лица, подписавшего документ, без указания должности.
3.2.4.Применение бланков документов, в том числе и должностных, обязательно при направлении документов за подписью главы сельсовета, должностных лиц Администрации сельсовета в сторонние организации, а так же направление документов в адрес Губернатора Алтайского края, членов Правительства Алтайского края, за подписью руководителей Администрации сельсовета и лиц, официально их замещающих.
3.2.5.Состав видов и формы бланков, применяемых в Администрации сельсовета и ее структурных подразделениях, утверждаются правовым актом Администрации сельсовета.
3.2.6.Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется правовым актом (распоряжением). 
3.3.Общие требования к оформлению документов
3.3.1.Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления, поручения и т.д.) составляются и оформляются Администрацией сельсовета в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе.
3.3.2.Реквизиты документов.
При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила, обеспечивающие юридическую силу документов, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных целях.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются: наименование организации (должностного лица) - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата, регистрационный номер документа, текст, подпись, печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).
В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка.
Реквизиты документов отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.
3.3.2.1. Справочные данные.
Справочные данные об органе местного самоуправления указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, адрес официального сайта органа местного самоуправления.
3.3.2.2. Наименование организации - автора документа. Наименование организации (должностного лица) - автора документа приведено на бланках документов главы местного самоуправления сельсовета, Администрации сельсовета, 
3.3.2.3.Наименование вида документа.
Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением служебных писем, располагается под реквизитами автора документа.
Для каждого вида организационно-распорядительного документа главы местного самоуправления, Администрации сельсовета используется бланк конкретного вида документа, на котором воспроизведено наименование вида документа (постановление, распоряжение, приказ и др.). Реквизит печатается прописными буквами вразрядку центровано. При отсутствии на бланке наименования вида документа (общий бланк) реквизит печатается прописными буквами, может оформляться вразрядку (протокол, выписка из протокола, справка, акт и другие).
3.3.2.4.Место составления (издания) документа.
Место составления (издания) документов указывается во всех документах, кроме служебных писем, а также докладных служебных записок и других внутренних справочно-информационных документах.
Место составления (издания) документов не указывается в том случае, если в наименовании автора документа (названии организации) присутствует указание на место ее нахождения.
3.3.2.5.Дата документа.
- Датой документа в зависимости от его вида и назначения является:
- дата подписания и регистрации - для распорядительных и служебных документов;
- дата составления (принятия решения) - для протоколов заседаний и совещаний.
- документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
- элементы даты должны приводиться в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Дата записывается одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 01.10.2020; словесно-цифровым способом 1 октября 2020 г.
В письмах, протоколах, в документах, содержащих сведения финансового характера, в распорядительных документах предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат.
Дата документа указывается в специально обозначенном месте бланка документа. 
Например, на бланке письма:

17.03.2018 № 236/П/10		

на бланке постановления:

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНИХИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА
РЕБРИХИНСКОГО РАЙОНА 
АЛТАЙСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ	
16 апреля 2018 г.	№ 125	
с. Ворониха	

При оформлении письма на листе бумаги реквизит "Дата документа" печатается от границы левого поля и на расстоянии 30-40 мм от верхнего края листа.
Дата документа проставляется сотрудником Администрации сельсовета при регистрации документа.
3.3.2.6.Регистрационный номер документа.
Регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из его порядкового номера, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.)
Регистрационный номер документа в Администрации сельсовета проставляется в соответствии с Регламентом СЭДО.
Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).
Регистрационный номер документа, составленного несколькими юридическими лицами, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту.
3.3.2.7.Ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа в обязательном порядке указывается в письмах - ответах под датой и номером документа - ответа.
Не рекомендуется включать ее в текст документа.
3.3.2.8. Адресат.
Реквизит "адресат" используется при оформлении служебных писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному лицу, физическому лицу (гражданину).
Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
Наименование органа исполнительной власти, органа местного самоуправления, организации указывается в именительном падеже, наименование должности и фамилия адресата - в дательном. При адресовании документа инициалы указываются после фамилии, между фамилией и инициалами ставится пробел, инициалы указываются без пробела, например:

Министерство юстиции
Алтайского края

Иванову И.И.

Если в качестве адресата выступает руководитель структурного подразделения Администрации района (организации), то наименование Администрации района (организации) входит в наименование должности адресата, например:

Председателю Комитета по образованию
Администрации Ребрихинского района
Алтайского края

Ивановой И.И.

При адресовании документа физическому лицу инициалы указывают после фамилии.
Если документ отправляют нескольким однородным организациям, то их следует указать обобщенно, например:

Главам (Администраций) сельсоветов 
Ребрихинского района
Алтайского края (по списку)

При адресации документа должностному лицу органа исполнительной власти наименование должности указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность, например: заместитель главы Администрации района по социальным вопросам.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставится.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляют список рассылки и на каждом документе указывают только одного адресата.
Исходящий электронный документ согласовывается в СЭДО. Экземпляр исходящего документа на бумажном носителе, остающийся в деле, должен быть завизирован. На исходящем документе указывается исполнитель с номером телефона.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, при этом должен соблюдаться следующий порядок его написания:
- наименование адресата (наименование организации или при адресовании документа физическому лицу - фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области), республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Например:

Всероссийский
научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела

Б.Черкасский пер., д. 5/2
Москва, 103012

Адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, должностным лицам государственной власти Российской Федерации и в органы государственной власти Алтайского края, должностным лицам органов государственной власти Алтайского края, органов местного самоуправления, а также при переписке внутри структурных подразделений.
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.
Например:

Иванову И.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
с. Ребриха, Ребрихинский района, Алтайский край, 658540	
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес.
Например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела mail@vniidad.ru	

В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.
Реквизит "Адресат" печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками для писем. При угловом расположении реквизитов адресат печатается на расстоянии 120 мм от левого края листа бумаги и 20 мм от его верхнего края, с продольным расположением реквизитов - 50 мм от верхнего края. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности 1 межстрочным интервалом. Допускается выделение реквизита "Адресат" жирным шрифтом.
3.3.2.9.Утверждение документа.
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, нормативно-правовым актом, распорядительным документом (постановлением, решением, распоряжением).
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, его подписи, фамилии, инициалов и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ

Глава сельсовета

Подпись                    И.О.Фамилия
00.00.0000

При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово "УТВЕРЖДЕНО" согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Администрации 
Воронихинского сельсовета
Ребрихинского района
Алтайского края
от 01.01.2020  № 1

3.3.2.10. Указания по исполнению документов.
Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется в системе СЭДО либо на бланке резолюции или непосредственно на документе и содержит следующие реквизиты: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата, регистрационный номер документа.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам - основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В этих случаях соисполнители направляют информацию основному исполнителю.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, срок исполнения в резолюции не указывается.
3.3.2.11. Заголовок к тексту.
Заголовок к тексту - краткое содержание документа.
Заголовок составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк) и подготовленных на бумаге формата А5. Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа, быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"):
- приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
- приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
- письмо (о чем?) о предоставлении информации.
В редких случаях заголовок может отвечать на вопрос "чего?" ("кого?"), например:
Должностная инструкция специалиста Администрации сельсовета.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева от границы левого поля. В постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами местного самоуправления района, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
3.3.2.12.Текст документа
Текст документа строится в зависимости от вида (разновидности) документа. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Текст документа, как правило, состоит из двух основных частей. В первой части излагается причина составления документа, даются ссылки на основополагающие документы и содержится информация по существу рассматриваемого вопроса, во второй части - выводы, предложения, решения или просьбы.
При наличии в тексте документа ссылки на другие документы указывают их реквизиты: наименование документа, наименование автора документа, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующая должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
- наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В постановлениях, приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("постановляю, приказываю").
В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия... постановляет", "собрание... решило").
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").
В документах, устанавливающих права и обязанности отраслевых (функциональных) органов Администрации сельсовета (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").
В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить...", "представляем на рассмотрение...");
- от третьего лица единственного числа ("Комитет не возражает...", "Комитет считает возможным...");
от первого лица единственного числа ("считаю необходимым...", "предлагаю рассмотреть..."), если письмо оформлено на должностном бланке.
В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.
В деловых (служебных) письмах могут использоваться:
- вступительное обращение:
Уважаемый господин Губернатор!
Уважаемый Виктор Петрович!
Уважаемая Ольга Николаевна!
Уважаемые господа!
В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы.
- заключительная этикетная фраза:
В конце текста перед подписью возможно употребление выражения, "С уважением" (слова пишутся с прописной буквы, выравниваются по левому краю, запятая после них ставится).
С уважением, ...
3.3.2.13 Отметка о наличии приложения.
Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах - приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
- если приложение названо в тексте: 
Приложение: на 2 л., в 1 экз.
- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение:	1.Положение об Управлении сельского хозяйства Администрации Ребрихинского района Алтайского края на 5 л., в 1 экз.
2.Справка о кадровом составе Управления сельского хозяйства Администрации Ребрихинского района Алтайского края на 2 л., в 1 экз.	

- если приложение (приложения) сброшюрованы:
Приложение: отчет о НИР в 2 экз.
- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
Приложение	письмо Росархива от 05 июня 2015 г. № 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л., в 1 экз.	

если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):
Приложение: CD в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают по форме:
Приложение: на 2 л., в 1 экз. в первый адрес.
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается:... (приложение) или... (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера:... (приложение N 2);
-на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение № 2
к постановлению Администрации
Воронихинского сельсовета
Ребрихинского района Алтайского края
от 20 января 2020 г. № 10

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Пример:
Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Администрации
Воронихинского сельсовета
Ребрихинского района
Алтайского края
от 20 января 2020 г. № 10

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки. Отметка о наличии приложения печатается через 1 одинарный дополнительный межстрочный интервал после текста документа.
3.3.2.14. Подпись.
Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке соответствующего документа, кроме "внутренней переписки", и сокращенное - на документе, оформленном на бланке. При использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Глава сельсовета                                личная подпись                   И.О.Фамилия

Право подписывать документы имеет глава сельсовета, а также уполномоченные лица. Право вести переписку по определенным вопросам может быть делегировано руководителем другим должностным лицам.
Делегирование полномочий оформляется распоряжением (приказом) о распределении обязанностей или доверенностью на выполнение определенных действий от имени Администрации сельсовета.
Если право подписи предоставлено заместителям главы Администрации сельсовета, подписывают документ с указанием своей должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Глава сельсовета	Подпись	И.О.Фамилия	
Главный бухгалтер	Подпись	И.О.Фамилия	

Если должностное лицо, правомочное подписать документ, отсутствует, то документ может подписывать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. 
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименовании должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
Если работник распоряжением (приказом) назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:

И.о. главы сельсовета	Подпись	И.О.Фамилия	

или

Исполняющий обязанности главы сельсовета	Подпись	И.О.Фамилия	

Не допускается переносить подпись на чистый (без текста) лист бумаги.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.
Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами.
Отзыв подписи осуществляет должностное лицо, подписавшее документ, в следующем порядке:
- с распорядительного документа соответствующим распорядительным документом;
- с письма, схемы, приложения, плана - служебным письмом.
Использование аналогов собственноручной подписи
Факсимильное воспроизведение (факсимиле) подписи с помощью аналогов собственноручной подписи допускается иметь главе сельсовета, заместителям главы Администрации сельсовета (при наличии согласия главы сельсовета). Не допускается использование факсимиле на документах финансового, нормативного правового характера. В исключительных случаях, по указанию руководителя, возможно применение факсимильной подписи на служебной корреспонденции.
Оттиском клише с факсимиле подписи главы сельсовета и заместителя главы Администрации сельсовета разрешается заверять служебные документы, в том числе резолюции к документам, по их прямому указанию.
Перечень документов, при подготовке которых допускается использование факсимильной подписи:
-поздравительные адреса, открытки
-поздравительные, приветственные и благодарственные письма
-приглашения
-извещения
-служебные удостоверения
-удостоверения к наградам
-почетные грамоты
-информационные письма
Отметка об электронной подписи
Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи, например:

Глава сельсовета	Эмблема организации	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ	И.О.Фамилия	
	Сертификат 1a111aaa000000000011		
	Владелец Фамилия Имя Отчество		
	Действителен с 01.01.2019 по 31.12.2020		
3.3.2.15. Гриф согласования.
Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, должностными лицами, а также на проектах документов, требующих предварительного рассмотрения заинтересованными органами, структурными подразделениями, должностными лицами.
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
на последнем листе документа под текстом;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа;
в СЭДО в соответствии с Регламентом СЭДО и другими нормативными актами.
Согласование документов может быть внешним и внутренним (виза). 
Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование органа исполнительной власти), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.
Слово СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек). 
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель главы Администрации сельсовета
Подпись      И.О.Фамилия
08.12.2019
Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.
Например:

1 СОГЛАСОВАНО
Экспертно-проверочной методической комиссией
комитета по делам архивов
Алтайского края
(протокол от ______ № __)

2 СОГЛАСОВАНО
письмом Росархива
(от _________ № __)
Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.
Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка:
"Лист согласования прилагается".

Формой внутреннего согласования является визирование документов. Виза включает личную подпись визирующего, ее расшифровку и дату визирования, при необходимости можно указывать должность визирующего. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа
Например:
Специалист Администрации сельсовета
Подпись                       И.О.Фамилия
02.03.2019
Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: 

Например:

Замечания прилагаются. 
Специалист Администрации сельсовета
Подпись            И.О.Фамилия 
02.03.2019

Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:

Не согласна.
Специалист Администрации сельсовета
Подпись            И.О.Фамилия 
02.03.2019

Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.
Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:
Считаю, что в состав ревизионной 
Комиссии следует включить также
И.О.Фамилия и И.О.Фамилия
Специалист Администрации сельсовета 
Подпись            И.О.Фамилия 
02.03.2019

В системе электронного документооборота, согласование осуществляется в электронной форме в соответствии с Регламентом СЭДО. В документах на бумажном носителе, подлинники которых хранятся в Администрации района, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
Согласование исходящих документов осуществляется в СЭДО, после чего, при необходимости, к документу на бумажном носителе прикладывается распечатанный лист согласования.
Гриф визирования печатается от левой границы текстового поля документа и на расстоянии 230 мм от верхнего края листа бумаги согласно установленным реквизитам.
3.3.2.16. Печать.
На документах, требующих особого удостоверения, ставится печать. Печать удостоверяет подлинность подписи должностного лица либо соответствие копии подлиннику. Оттиск следует проставлять таким образом, чтобы личная подпись и оттиск были хорошо читаемы. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Например:

Глава сельсовета	Подпись	И.О.Фамилия	
Главный бухгалтер	Подпись	И.О.Фамилия	
	
Печать на документе должна быть синего или фиолетового цвета.
Копии правовых актов должны содержать необходимые реквизиты: дату подписания, регистрационный номер и быть заверены печатью "Для постановлений и распоряжений" или "Для приказов".
Копии документов с черной печатью являются недействительными.
Письма, выполненные на бланках органов, не требуют удостоверения печатью.
Количество печатей Администрации сельсовета, их виды, место хранения, органы Администрации сельсовета, имеющие право использовать простую и гербовую печати Администрации сельсовета, определяются распоряжением Администрации сельсовета.

3.3.2.17.Отметка о заверении копии документа.
Копия должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. Отметка о заверении копии оформляется на обороте последнего листа документа и включает в себя указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения, печать.
Верно
Специалист Администрации сельсовета             личная подпись        И.О.Фамилия
00.00.0000
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия

Заверительная надпись составляется по форме:

Подлинник документа находится в деле N _________ за _______г. Администрации  Воронихинского сельсовета Ребрихинского района Алтайского края.

Заверительная надпись удостоверяется печатью.
Постановления Администраций районов, касающиеся вопросов охраны прав детства, выдаются заявителям в виде дубликата с подлинной подписью главы сельсовета, заверенной гербовой  печатью.
Отраслевые (функциональные) органы, структурные подразделения Администрации сельсовета могут выдать копии только тех документов, подлинники которых у них хранятся. Копии выдаются с письменного разрешения руководителя отраслевого (функционального) органа.

3.3.2.18. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе оформляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева.
Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.
Например:
Иванов Иван Петрович
8(38582) 24-4-67
Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Например:
Иванов Иван Петрович, Контрольное управление,
ведущий специалист, +8(38582) 24-4-67, Ivanov@gov.ru
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

1.3.2.19.Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после заверения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты, например:

В дело № 01-18/ за 2018
Специалист Администрации сельсовета 
Подпись
00.00.2000

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: "Направлен ответ (дата), (N)", "Проведена консультация по телефону (дата)", "Учтено при разработке проекта" и др. Сведения указываются в начале отметки.

Например:

Ответ направлен 04.05.2018 № 236/П/12
В дело N 05-06 за 2018 г.
Специалист Администрации сельсовета
Подпись
10.06.2018
При использовании СЭД отметку допускается не ставить, при этом следует учитывать необходимость формирования в СЭД сведений о результате и времени исполнения документа, о том к какому делу относится документ, где хранится дело, кто ответственен за завершение его исполнения и помещение в дело.

3.3.2.20.Резолюция документа
Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по исполнению документа, срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Например -
Фамилия И.О.
Прошу подготовить предложения.
Подпись
07.08.2019

3.3.2.21.Отметка о контроле документа.
Отметка о контроле документа может быть проставлена на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа, либо в СЭДО в регистрационной карточке документа путем заполнения соответствующих полей.
3.3.2.22.Отметка о поступлении документа.
Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в Администрацию сельсовета и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
При отсутствии места для проставления отметки о поступлении на лицевой стороне поступившего документа отметка ставится на оборотной стороне листа.

3.3.2.23.Гриф ограничения доступа к документу.
Виды используемых грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах.
Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера".
Отметка о конфиденциальности (гриф ограничения доступа к документу) на документах, содержащих информацию ограниченного распространения, имеет вид "Для служебного пользования". Гриф проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись "Для служебного пользования".

IV. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
4.1.Актами главы сельсовета являются постановления и распоряжения главы сельсовета.
Актами Администрации сельсовета являются постановления и распоряжения Администрации сельсовета.
Толкование юридических понятий осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".
4.1.1.Акты главы сельсовета.
Постановления и распоряжения главы сельсовета принимаются на соответствующих бланках (приложения N 2, 3) и подписываются непосредственно главой сельсовета или лицом, исполняющим его обязанности.
Акты главы сельсовета вступают в силу со дня их регистрации, если иной порядок вступления в силу не предусмотрен самим актом.
4.1.2.Акты Администрации сельсовета.
Постановления и распоряжения Администрации сельсовета принимаются на соответствующих бланках (приложения N 5, 6) и подписываются непосредственно главой сельсовета или заместителем главы Администрации сельсовета, во время отсутствия главы сельсовета.
Акты Администрации сельсовета вступают в силу со дня их регистрации, если иной порядок вступления в силу не предусмотрен самим актом.
4.1.2.1.Проекты актов Администрации сельсовета направляются на подпись при необходимости с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение сути акта, обоснование необходимости принятия данного проекта, ссылки на нормативные документы, которые положены в основу разработки проекта, с указанием даты их принятия, номера и названия.
4.1.3.Проект акта имеет следующие реквизиты:
наименование автора акта - например: Администрация Воронихинского сельсовета  Ребрихинского района Алтайского края;
наименование вида акта - например: постановление;
дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 одинарными межстрочными интервалами. Может оформляться цифровым или словесно-цифровым способом, например: 15.07.2005; 15 июня 2005 года;
номер печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера документа, например: № 143.
К порядковому номеру распоряжения главы сельсовета через дефис добавляется литер "р", например, № 153-р.
К номерам распоряжений Администрации сельсовета, принятых, по кадровому составу, через дефис добавляется литер «л», например, № 147-л. Распоряжения Администрации сельсовета, по предоставлению отпуска, направлению в командировку, привлечению к дисциплинарной ответственности, регистрируются с добавлением к номеру литера «к», например, № 258-к.
Дата и номер постановления, распоряжения располагаются на одном уровне и разнесены по левой и правой границам текстового поля документа.
4.1.4. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов (на расстоянии 2 одинарных межстрочных интервала от реквизитов дата и номер), одинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится. 
Заголовок к распоряжению  главы сельсовета не составляется.
Текст отделяется от заголовка 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается с использованием шрифта Times New Roman размером 14 кеглей 1-1,5 интервалом. 
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.
Текст документа печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. 
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую – в постановлениях, распорядительную – в распоряжениях. 
Преамбула в проектах постановлений главы сельсовета завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ».
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении. Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений, распоряжений, как правило, подразделяется на пункты, которые, нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. При наличии приложений к постановлению, распоряжению в тексте на них обязательно делается ссылка.
4.1.5.Подпись должностного лица (исполнителя) отделяется от текста 3 одинарными межстрочными интервалами и состоит из должности, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Должность печатается от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия печатаются на уровне должности без пробелов между инициалами и фамилией у правой границы текстового поля. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.
4.1.6.Приложения к проектам актов печатаются на отдельных листах. Текст каждого приложения должен заканчиваться центрированной чертой длиной 3-5 см.
Приложения к проектам актов (решений, постановлений и распоряжений) оформляются с использованием шрифта Times New Roman размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
4.1.7.Гриф утверждения, гриф согласования, отметка о наличии приложения.
Многострочные реквизиты "Гриф утверждения", "Приложение" со ссылкой на номер и дату нормативного акта располагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печатаются от границы верхнего поля без кавычек прописными буквами.
Слова "УТВЕРЖДЕНО", "ОДОБРЕНО", "СОГЛАСОВАНО", "ПРИЛОЖЕНИЕ" отделяют от последующих строк реквизита полуторным межстрочным интервалом (остальные строки реквизита печатаются через одинарный интервал).
Все составные части реквизитов центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа.
При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне.
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения после слова "ПРИЛОЖЕНИЕ" дается ссылка на решение, постановление или распоряжение.
При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к постановлению Администрации
Воронихинского сельсовета
Ребрихинского района Алтайского края
от _________________ № ________

При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" или "УТВЕРЖДЕН" со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением Администрации
Воронихинского сельсовета
Ребрихинского района Алтайского края
от _________________ №________

Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование приложения выделяется полужирным шрифтом (Положение, Перечень, Список и т.д.).
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста) и нумеруются арабскими цифрами. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Текст таблицы может быть напечатан через одинарный межстрочный интервал.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (нумерация граф) повторяется на каждой странице.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.
При наличии в тексте сносок ссылка на сноску оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через одинарный межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом меньшим, чем основной текст. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более трех сносок.
В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте постановления (распоряжения) Администрации сельсовета. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра на листе согласования к проекту постановления (распоряжения). Визирование также может осуществляется в системе электронного документооборота.
4.1.8.Акты оформляются в текстовом редакторе Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman размером 12-14 кеглей одинарным или полуторным межстрочным интервалом. Оформление в иных текстовых редакторах не допускается.
При этом подготовка проектов актов (приложений к ним) может осуществляться в табличных редакторах с обязательной конвертацией перед их распечаткой на бумажный носитель в текстовый редактор Microsoft Word.

4.2.Поручения
4.2.1.Поручения - распорядительные документы, которые оформляются на бланке поручений установленной формы. Поручениями оформляются решения оперативного характера по вопросам, связанным с деятельностью органов исполнительных власти, а также организационного и материально-технического обеспечения.
Проекты поручений готовятся по заданию главы сельсовета, заместителя главы Администрации сельсовета.
Поручения оформляются на бланке поручений формата А4
Поручения печатаются шрифтом Times New Roman размером 14 кеглей.
Бланк поручения является бланком конкретного вида документа, а также бланком должностного лица и имеет следующие реквизиты:
автор (глава сельсовета, заместитель главы Администрации сельсовета);
наименование вида документа - поручение;
дата поручения оформляется цифровым способом;
номер поручения состоит из знака № и порядкового номера документа, присвоенного системой электронного документооборота (СЭДО).
Заголовок к поручению не составляется.
4.2.2.Поручение составляется в адрес конкретных должностных лиц.
При адресовании поручения руководителю отраслевого (функционального) органа Администрации сельсовета, указываются инициалы и фамилия без указания должности, например:

Иванов И.И..

Если в качестве адресата выступает руководитель сторонней организации (органа местного самоуправления сельсовета), то наименование организации (органа) и должности входит в состав реквизита «адресат», например:

Главе Администрации сельсовета
Селиванову М.И.

Реквизит «Адресат» печатается в границах, предусмотренных утвержденными бланками. Все составные части адресата центрируются относительно самой длинной строки этого реквизита. Наименование организации, должности печатается одинарным межстрочным интервалом. Инициалы и фамилия от наименования должности не отделяются.
4.2.3.Текст поручения отделяется от реквизита «адресат» двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст поручения может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной или состоять из одной распорядительной части.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания поручения. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не рекомендуется формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются конкретные должностные лица. Если в тексте поручения фигурирует название органа исполнительной власти, необходимо в скобках указывать инициалы и фамилию руководителя данного органа исполнительной власти.
В случае, если поручение дается одновременно нескольким должностным лицам, последним пунктом поручения указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль по исполнению поручения в целом, координация исполнения поручения и подготовка сводной информации для доклада главе местного самоуправления сельсовета.
Текст поручения печатается на бланке, излагается лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, и срока исполнения.
4.2.4.Подпись должностного лица отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами и состоит из личной подписи (электронной подписи) и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.
Поручение подписывает должностное лицо, на бланке которого подготовлен документ, а в его отсутствие лицо, его замещающее.
4.2.5.Поручения главы сельсовета, данные им лично или в ходе переговоров (встреч), оформляются в этот же или на следующий день (в зависимости от срока исполнения поручения, времени и места переговоров).
Подразделение (должностное лицо), получившее поручение или организовавшее совещание (переговоры), является ответственным за порядок оформления и прохождения поручения главы сельсовета в документообороте.
4.2.6.Поручениям главы сельсовета и заместителя главы Администрации сельсовета регистрационные номера присваиваются в системе электронного документооборота.
4.2.7.Доклад об исполнении поручения главы сельсовета, подготовленный ответственным исполнителем, необходимо согласовывать с заместителем главы Администрации сельсовета.
4.2.8.Поручения исполняются в указанные в них сроки. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с момента его подписания.
В исключительных случаях при необходимости продления срока исполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, до истечения срока представляет на имя автора поручения с четко аргументированной просьбой о продлении срока исполнения. В информации должны указываться конкретные меры, принимаемые должностным лицом для исполнения поручения. Не допускается внесение проектов повторных поручений по невыполненным в установленный срок поручениям.
4.3.Оформление доверенности
4.3.1.Доверенность - документ, удостоверяющий передачу полномочий главы сельсовета на представление интересов или совершение каких-либо действий конкретному лицу.
Срок действия доверенности не может превышать 3 лет. Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи.
4.3.2.Доверенность оформляется на соответствующем бланке документа:
4.3.3.Сведения, необходимые для указания в доверенности:
- заголовок «ДОВЕРЕННОСТЬ»;
- место составления, дата подписания;
- фамилия, имя, отчество (полностью), должность лица, передающего полномочия Администрации сельсовета, представляемого указанным должностным лицом, а также нормативный правовой акт, на основании которого он действует;
- фамилия, имя, отчество (полностью) и должность уполномочиваемого лица;
- перечисление предоставляемых полномочий;
- срок действия доверенности;
- подпись главы сельсовета (лица, исполняющего обязанности главы сельсовета);
- печать.
4.4.Приказ
4.4.1.Приказ - форма правового акта, издаваемого отраслевыми (функциональными) органами Администрации сельсовета, который может содержать нормы права непосредственно или утверждать подзаконные нормативные правовые акты (инструкция, порядок, положение); а также оформлять решения вопросов организационно-распорядительного характера, установление, изменение или прекращение трудовых отношений.
4.4.2.Приказы печатаются на стандартных бланках установленной формы шрифтом Times New Roman размером от 12 до 14 кеглей.
Приказ имеет следующие реквизиты:
- наименование органа исполнительной власти;
- наименование вида документа - приказ;
- дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.
Датой приказа является дата его регистрации. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например:

15 июня 2018 г. № 21; 04.06.2018 № 44.
4.4.3.Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками правовых актов и организационно-распорядительных документов с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано.
Например:
О командировании работников в....
4.4.4.Текст приказа отделяется от заголовка тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается строчными буквами вразрядку от левой границы текстового поля.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Сроки исполнения указываются конкретно для каждого задания. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения. Контроль за соблюдением сроков исполнения приказа осуществляет ответственное лицо, указанное в приказе.
Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на этот документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта может начинаться словами «Отменить...»; «пункт...исключить»; «пункт ... изложить в следующей редакции...»; «дополнить пункт абзацем следующего содержания ...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Должностные лица, до сведения которых доводится приказ, указываются в списке рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Согласование (визирование) проекта приказа осуществляется на обратной стороне приказа или в системе электронного документооборота.
Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи (электронной подписи) и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности без пробелов между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правой границей текстового поля.
Приказы подписывает руководитель отраслевого (функционального) органа Администрации сельсовета, а в его отсутствие лицо, его замещающее.
4.5.Положение, правила, инструкция, регламент
4.5.1.Положение - система правовых норм, детально регламентирующих правовой статус, организацию, порядок деятельности органов местного самоуправления сельсовета, организаций и учреждений сельсовета, а также определяющих основы их взаимоотношений с другими органами, организациями, учреждениями и гражданами.
Правила (порядок) - система правовых норм, определяющих поведение граждан, иных субъектов права в той или иной сфере общественных отношений, порядок организации какого-либо вида деятельности.
Инструкция - документ, которым регулируется порядок осуществления какой-либо деятельности.
Регламент - система правовых норм, определяющих порядок деятельности органа местного самоуправления сельсовета.
4.5.2.Положение, правила, инструкция, регламент применяются как акты, утверждаемые органом местного самоуправления района, и оформляются путем издания правового акта об их утверждении.
Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции и регламента соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.
4.5.3.Положение (правила, инструкция, регламент) оформляются на стандартном листе бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman размером от 12 до 14 кеглей.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и др.
Заголовок печатается с прописной буквы полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал центровано.
4.5.4.Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.
Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.
4.6.Протокол
Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаний.
4.6.1.Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями Администрации сельсовета или отраслевыми (функциональными) органами Администрации сельсовета и другими организациями, на которые возложена их подготовка.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.
Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку. При необходимости согласования проекта протокола с участниками заседания или лицами, определенными на заседании в качестве исполнителей, допускается направление документа электронной почтой и получение виз с помощью факса.
4.6.2.Протоколы оформляются на общих бланках Администрации сельсовета или на стандартных бланках протоколов (Приложения №№ 8,9,10).
4.6.3.Протокол имеет следующие реквизиты:
- наименование органа местного самоуправления;
- наименование вида документа (протокол) - слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом Times New Roman размером 16 кеглей, центровано;
- дата заседания оформляется словесно-цифровым способом. В протоколе проставляется дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала и через тире дата окончания заседания;
- номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера протокола. К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний оперативных совещаний, комиссий, советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании;
- место проведения заседания выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер»;
- гриф утверждения (в случае, когда протокол подлежит утверждению);
- заголовок - вид заседания, совещания и др. отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через одинарный интервал и выравнивается по центру; заголовок протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже;
- текст;
- подписи.
Подписи отделяются от текста тремя межстрочными интервалами и включают наименование «Председатель», «Секретарь», личные подписи (электронные подписи) и расшифровки подписей (инициалы и фамилии).
4.6.4. Протоколы могут быть полными (приложение 8) и содержать кроме вопросов и решений краткую запись выступлений докладчиков и участников; краткими (приложение 9) - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступавших, принятые решения. Может быть оформлена выписка из протокола (приложение 10). В стенограммах - весь ход заседания записывается дословно.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
4.6.5.Во вводной части полного протокола указываются председатель заседания (совещания), должность, инициалы и фамилия; секретарь заседания (совещания), должность, инициалы и фамилия; присутствующие на заседании (совещании), должности, инициалы и фамилии (в алфавитном порядке).
Слово «Председатель» печатается от левой границы текстового поля с прописной буквы; под ним – «Секретарь» с прописной буквы.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля через один межстрочный интервал после фамилии и инициалов председателя, в конце слова ставится двоеточие – «Присутствовали:». Затем 1-2 межстрочными интервалами ниже печатаются наименования должностей присутствовавших, а справа от наименования должностей - их фамилии и инициалы (через одинарный межстрочный интервал). Наименования должностей могут быть указаны обобщенно. Фамилии присутствующих располагаются в алфавитном порядке.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), который печатается от границы левого поля.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
Слушали - Выступили - Решили (прописными буквами).
Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Полный протокол подписывается председателем и секретарем.
4.6.6. Во вводной части краткого протокола указываются председатель заседания (совещания), его должность, инициалы и фамилия; присутствующие на заседании (совещании), инициалы и фамилии в алфавитном порядке.
Основная часть протокола включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруется римской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центровано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой в скобках указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Краткий протокол подписывается председателем.
4.6.7.Протоколам присваиваются порядковые номера.
Ведение и регистрация протоколов совещаний у руководителей органов Администрации сельсовета осуществляются в Администрации сельсовета.
4.7. Служебная переписка
Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности Администрации сельсовета, организаций и граждан.
Виды деловой переписки и их названия - служебное письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма.
Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом власти, организацией, должностным лицом адресату (органу власти, организации или лицу) по каналу СЭДО и почтовой связью. В зависимости от содержания и назначения письма могут быть: инструктивными, гарантийными, информационными, методическими, благодарственными, поздравительными, рекламными, есть также письма-просьбы, письма-извещения, письма-приглашения и т.д.
Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. В зависимости от автора, характера содержания телеграммы могут быть составлены в виде поручений.
Телекс (телетайпограмма) - телеграмма, передаваемая по абонентской телеграфной (телексной) сети.
Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи.
4.7.1.Служебные письма.
4.7.2. Служебные письма как вид документа по назначению могут быть инициативными, ответными и сопроводительными.
Письма оформляются на специальных бланках - бланках письма (приложения 4, 7) и печатаются шрифтом Times New Roman размером 14 кеглей.
В органах исполнительной власти используются бланки для писем с угловым и продольным расположением реквизитов.
4.7.3. При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:
герб Алтайского края;
наименование автора письма;
справочные данные об организации;
дата документа;
регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
адресат;
заголовок к тексту;
текст;
отметка о наличии приложения;
подпись;
отметка об исполнителе;
визы согласования документа.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу служебного письма, являются:
- наименование организации (должностного лица) - автора документа,
- дата документа,
- регистрационный номер документа,
- ссылка на дату и регистрационный номер (при подготовке письма-ответа),
- адресат,
- текст,
- подпись,
- печать (в случаях, требующих дополнительного удостоверения документа).
4.7.4.Порядок оформления служебных писем.
В Администрации сельсовета для оформления служебных писем используются бланки для писем с угловым и продольным расположением реквизитов. Угловые и продольные бланки писем равнозначны, выбор одного из вариантов зависит от характера письма.
Бланки писем используются строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов: «Адресат», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» и др. отделяются друг от друга межстрочными интервалами.
Заголовок письма должен кратко и точно отражать содержание текста письма и отвечать на вопрос «о чем». Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается в границах, предусмотренных бланками писем, с прописной буквы через одинарный межстрочный интервал.
4.7.5.Требования к текстам служебных писем.
Текст служебного письма, как правило, начинается с обращения к адресату. Принципами выбора формы обращения являются:
- общественная позиция адресата в соотношении с позицией автора письма;
- степень знакомства, характер отношений;
- официальность/неофициальность ситуации общения;
- этикетные разрешения, действующие согласно протоколам.
При печатании обращение выравнивается по центру и отделяется от текста письма одним полуторным интервалом.
Текст служебного письма состоит из двух логически связанных частей.
В первой части (вступление) формулируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы.
Во второй части письма (заключение) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, даются гарантии и т.п.
Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.
В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа (просим сообщить; направляем на рассмотрение);
- от третьего лица единственного числа (министерство считает возможным; министерство не возражает);
- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу направить). Эта форма изложения особенно рекомендуется в том случае, если письмо оформлено на бланке должностного лица.
Служебное письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.
Служебное письмо должно быть корректным по форме. При составлении текста письма необходимо подбирать слова и выражения так, чтобы тон изложения был нейтральным; текст должен демонстрировать уважительное отношение автора письма к адресату.
Текст служебного письма должен быть точным и объективным, содержать только достоверную информацию, исключающую двоякое, неопределенное или многозначное толкование.
Размер письма не должен превышать 5 машинописных страниц. Однако, несмотря на краткость письма, вопрос, рассматриваемый в нем, следует раскрыть полностью и всесторонне, чтобы исключить дополнительную переписку.
4.7.6. При оформлении совместного письма:
- наименования органов исполнительной власти (организаций) располагаются на одном уровне или в порядке подчиненности;
- дата совместного письма - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается центровано;
- регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;
- подписи руководителей располагаются ниже текста на одном уровне или в порядке подчиненности.
Право подписи служебных писем устанавливается в положениях об Администрации сельсовета, положениях об отраслевом (функциональном) органе, в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания документов при отсутствии должностных лиц.
4.7.7.Согласование служебных писем осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, и другими нормативными актами и методическими документами.
В случае необходимости служебные письма проходят процедуру согласования (визирования) заинтересованными должностными лицами в системе электронного документооборота.
Возникшие замечания по подготовленным письмам за подписью главы района устраняются в рабочем порядке. Если замечания носят принципиальный характер, согласование (виза) оформляется в системе электронного документооборота посредством оформления связанного документом о замечаниях к проекту письма.
4.8.Телеграммы.
Телеграммы оформляются на бланках установленной формы в 2 экземплярах.
Телеграммы категории подписываются главой сельсовета или заместителем главы Администрации сельсовета.
Телеграммы имеют следующие реквизиты:
Адрес (куда) (кому).
Текст адреса печатается через одинарный межстрочный интервал. В состав адреса входит полный или условный телеграфный адрес организации:

Москва, ул. Короленко, 8
или
Алтайский край, Правительство Алтайского края, к. 1.

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:

Елец Липецкой, Заволжье Нижегородской, Клин Московской.

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом:

Правительству Алтайского края

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже, например:

Главе Администрации Воронихинского сельсовета Ребрихинского района Алтайского края, фамилия, инициалы

или Реунову С.А.

При направлении телеграммы в четыре и более адресов составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, подготовившим текст телеграммы.
Телеграммы одного содержания, направляемые в несколько адресов, могут иметь подпись только на одном экземпляре. На остальных экземплярах реквизит «подпись» должен быть дополнен заверительной записью и печатью организации.
Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 одинарными межстрочными интервалами и печатается через полуторный интервал.
Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом, например:

Уважаемый ___________________________!

Текст телеграммы излагается кратко, по возможности без союзов и предлогов.
Текст печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Нельзя делать в тексте вставки.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица и ее расшифровку (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалом имени и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.
Исходящий номер и дата печатаются 2 одинарными межстрочными интервалами ниже реквизита «Подпись» и состоят из порядкового номера и даты регистрации.
Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя: наименование органа местного самоуправления района, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.
Согласование (виза). На втором экземпляре телеграммы в нижней ее части проставляются визы исполнителя и руководителя подразделения, подготовившего телеграмму, либо прикладывается лист согласования в СЭДО, а также время сдачи телеграммы на отправку, контактный телефон исполнителя.
Ссылка на номер и дату. При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы обязательно указывается номер и дата документа, на который дается ответ.

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
5.1.Организация документооборота
Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов и операции, производимые с ними в Администрации сельсовета, в т.ч. посредством СЭДО, определяются, настоящей Инструкцией, и другими нормативными правовыми актами Администрации сельсовета, а также уставом сельсовета, должностными инструкциями их работников.
5.1.1.В документообороте Администрации сельсовета, в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются следующие документопотоки:
- входящая документация - документы, поступающие из сторонних организаций;
- исходящая документация - документы, отправляемые в другие организации;
- внутренняя документация - документы, разрабатываемые в отраслевых (функциональных) органах Администрации сельсовета и не направляемые за пределы Администрации сельсовета;
- нормативно-правовая документация (распорядительные документы).
В составе вышеназванных документопотоков, в свою очередь, могут выделяться конкретные группы документов. Например, в составе входящей документации могут выделяться:
- документы, поступившие из Правительства Алтайского края, Алтайского краевого Законодательного собрания, Счетной палаты Алтайского края, Центрального банка Российской Федерации и других подобных организаций;
- документы, поступающие из судов различного уровня судебной системы Российской Федерации;
- запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
- документы из государственных и негосударственных организаций;
- документы из других органов государственной власти, органов местного самоуправления;
- обращения граждан.

5.2.Организация доставки и отправки документов
Доставка документов в Администрацию сельсовета осуществляется посредством СЭДО, средствами почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров (контрактов), непосредственно нарочными (курьерами), а также электрической связи.
По системе межведомственного электронного документооборота поступают: поручения Губернатора Алтайского края, письма Аппарата Правительства Алтайского края, письма из федеральных органов исполнительной власти, государственных органов и организаций, включенных в указанную систему.
Переписка между органами исполнительной власти Алтайского края, органами местного самоуправления Алтайского края осуществляется посредством системы электронного документооборота (СЭДО).
По каналам электронной связи поступают: электронные документы, телеграммы, факсограммы, телефонограммы.
Почтовой связью доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
5.2.1.При поступлении документов через СЭДО проверяется правильность адресации и оформления документов и приложений к ним, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, необходимых согласований и др.), в случае отсутствия приложений либо удостоверяющих реквизитов, документ возвращается отправителю (отклоняется) с указанием причины возврата.
Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю (отклоняется в электронных системах) с пояснением причины возврата.
5.2.2.Все конверты с поступившими документами вскрываются, кроме конвертов при наличии соответствующей отметки на конверте.
5.2.3.При вскрытии конвертов со служебной корреспонденцией проверяется правильность адресации и оформления, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати и др.).
В случае обнаружения недостачи либо отсутствия необходимых реквизитов служебные документы возвращаются отправителю с указанием причин возврата.
При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в Администрации сельсовета, другой приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю.
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится штамп или надпись «Документ получен в поврежденном виде».
Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.
5.2.4.Доставка входящих, исходящих и внутренних документов в Администрацию сельсовета осуществляется в соответствии с графиком курьерских маршрутов под расписку в реестрах или разносных книгах (с указанием даты, и полной фамилии расписавшегося).
Документы передаются в структурные подразделения в день их учета, а имеющие пометку «Срочно», «Вручить немедленно» - незамедлительно.
Оригиналы документов, поступающие на бумажных носителях, после регистрации и внесения их электронных копий в систему электронного документооборота хранятся в Администрации сельсовета, зарегистрировавшем данный документ, в соответствии с номенклатурой дел.
5.2.5.Организация обработки и передачи исходящих документов.
Все исходящие документы Администрации сельсовета подлежат обязательной регистрации в СЭДО. Незарегистрированные документы не являются официальными.
После подписания исходящих документов указанными должностными лицами или лицами, исполняющими их обязанности, регистрация осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день датой дня регистрации.
5.2.5.1.Организация обработки и передачи исходящих электронных документов.
5.2.5.1.1.Регистрация, визирование и подписание проекта исходящего документа осуществляется в СЭДО.
Текст документа, подготовленный исполнителем, согласовывается в СЭДО, после чего документ направляется на подписание.
После подписания исходящему документу присваивается исходящий регистрационный номер.
5.2.5.1.2.Регистрация и отправка исходящих документов в органы исполнительной власти Алтайского края, органы местного самоуправления Алтайского края осуществляется в СЭДО, а также приказами, информационными письмами и другими методическими указаниями.
5.2.5.1.3.При отсутствии технической возможности отправки исходящего электронного документа по каналу СЭДО отправка осуществляется следующим образом:
- исходящий электронный документ распечатывается на бумажном носителе, с указанием отметки о подписании его квалифицированной электронной подписью (далее ЭП);
- далее отправка осуществляется в порядке, предусмотренном п. 5.2.5.2
5.2.5.2.Организация работы с документами, подготовленными на бумажном носителе.
5.2.5.2.1.Регистрация и визирование проекта исходящего документа осуществляется в СЭДО в соответствии с п. 5.2.5.1.1. настоящей Инструкции.
После прохождения процедуры визирования в СЭДО исходящие документы распечатываются в количестве, необходимом для направления адресатам. Одновременно из СЭДО распечатывается лист согласования и прикладывается к пакету документов на подписание. После подписания исходящий документ регистрируется в СЭДО с одновременным размещением отсканированного подписанного электронного образа документа.
После регистрации исходящие документы направляются адресатам.
5.2.5.2.2. Отправка исходящей корреспонденции за подписью главы сельсовета осуществляется специалистом, либо заместителем главы Администрации сельсовета. 
В процессе отправки исходящий корреспонденции сотрудниками Администрации сельсовета проверяется правильность оформления исходящих документов (адресат, заголовок, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, отметка об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов) и производится сортировка документов по форме отправления (простая, заказная).
Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю для переоформления.
Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного списка рассылки. Копия списка рассылки, при необходимости, направляется всем указанным адресатам. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. Документы, требующие отправления нарочным передаются исполнителю для направления документа адресату под роспись. 
Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.
5.2.5.2.3.Если исходящий документ получает исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа, остающейся в деле, исполнитель расписывается за полученный документ и указывает дату получения, время получения, расшифровку подписи.
При получении подлинного экземпляра документа непосредственно адресатом или его доверенным лицом, указанное лицо расписывается за полученный документ и указывает дату получения, время получения, расшифровку подписи.
5.2.5.2.4.При передаче и приеме текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования».
Подлинники документов, отправляемых по каналам факсимильной связи, как правило, досылаются адресату почтовой связью, посредством СЭДО или, по согласованию с ним, подшиваются в дела с отметкой о времени и способе отправки.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в Администрации сельсовета, осуществляется главой сельсовета.
5.2.6.Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи.
5.2.7.Телефонограмма подписывается главой сельсовета. После регистрации телефонограммы по месту подписания, она передается адресатам.
5.2.8.В телефонограмме должны указываться название вида документа, наименование организации, дата, номер телефонограммы, инициалы и фамилия адресата, текст, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего телефонограмму; должность, инициалы и фамилия передавшего принимающего телефонограмму, номера телефонов, по которым передается и принимается информация, время приема и передачи телефонограммы.
5.2.9.Электронная почта предназначается для доставки, отправки и передачи электронных сообщений в адрес главы сельсовета, а также информации как внутри Администрации сельсовета, так и организациям (организациями), а также гражданам, имеющим соответствующие программные средства.
5.2.10.Средства факсимальной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.
5.3.Регистрация документов
Поступившие документы учитываются и распределяются на подлежащие и неподлежащие регистрации (приложение 11).
5.3.1.Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
5.3.2.Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения, проектам исходящих писем в СЭДО присваивается временный номер, не являющийся регистрационным номером документа.
5.3.3.Регистрация документов в Администрации сельсовета осуществляется в СЭДО. На каждый документ в СЭДО заводится регистрационная карточка. Регистрация документов производится в соответствии с Регламентом СЭДО.
В случае, если документы поступают через СЭДО из органа исполнительной власти Алтайского края, повторная регистрация документа не требуется.
5.3.4.После заполнения регистрационной карты входящего документа и присвоения ему регистрационного номера, документ сканируется.
Электронная копия документа присоединяется к его регистрационной карточке.
5.3.5.Регистрация документов осуществляется в Администрации сельсовета:
- входящих документов, адресованных главе сельсовета и заместителю главы Администрации сельсовета;
- исходящих документов, подготовленных за подписями главы сельсовета и заместителя главы Администрации сельсовета;
- внутренних документов за подписью заместителя главы Администрации сельсовета в адрес главы сельсовета или руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации сельсовета.
5.3.6.Документы, поступающие от граждан и организаций в Администрацию сельсовета на бумажном носителе, регистрируются в Администрации сельсовета, после сканирования и размещения в СЭДО электронной копии документа направляются посредством СЭДО адресату.
Оригиналы документов, поступающие на бумажных носителях, после регистрации и внесения их электронных копий в СЭДО хранятся в Администрации сельсовета, зарегистрировавшем данный документ, в соответствии с номенклатурой дел.
5.4.Порядок рассмотрения документов главой сельсовета, и доведения документов до исполнителей
5.4.1.Зарегистрированные документы на имя главы сельсовета передаются через СЭДО в Администрацию сельсовета для рассмотрения и подготовки проектов резолюций по исполнению документа.
5.4.2.Глава сельсовета дает указания по организации исполнения документов, оформляя резолюции в СЭДО.
5.4.3.Документы, утвержденные главой сельсовета посредством СЭДО автоматически направляются на исполнение указанным в резолюции по исполнению документа должностным лицам.
5.4.4.Документы на бумажном носителе после рассмотрения главой сельсовета, заместителем главы Администрации сельсовета возвращаются в Администрацию сельсовета для создания в СЭДО карточки документа, сканирования документа и занесения резолюции. Передача документа на исполнение указанным в резолюции должностным лицам осуществляется через СЭДО.
5.4.5.В резолюции по исполнению документов может быть установлен конкретный срок (календарная дата) исполнения документа, а также указания «незамедлительно», «срочно», «оперативно».
Если для исполнения документа устанавливается срок более 30 дней, то в тексте резолюции может быть определен порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).
Если срок исполнения не указан, документ подлежит исполнению в течение 30-ти календарных дней, считая от даты первичной регистрации документа. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
Если последний день исполнения документа приходится на нерабочий день, он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Если из текста документа следует, что срок исполнения документа должен быть менее 30 дней, а резолюция конкретный срок исполнения не предусматривает, то документ исполняется в сроки, исходя из сути документа, с учетом срока контроля, установленного в СЭДО.
Изменение срока исполнения документа (поручения) при наличии мотивированной просьбы производится должностным лицом или вышестоящим органом, установившим этот срок по письменной просьбе о продлении, направленной исполнителем не позднее, чем за три дня до истечения установленного срока.
Сроки исполнения поручений с пометками «срочно» и «оперативно» не продлеваются.
5.4.6.Если рассмотрение вопроса носит затяжной характер и требует дополнительной проработки, превышающей установленный срок рассмотрения, необходим своевременный промежуточный ответ автору обращения.
5.4.7.В соответствии с резолюцией по исполнению документа, он направляется всем лицам, указанным в резолюции.
5.4.8.Специалисты Администрации сельсовета регулярно составляют сводку о ходе исполнения документов и докладывает главе сельсовета и о состоянии работы с документами.
Документы считаются исполненными и снимаются с контроля после фактического выполнения поручения (задания, запроса, обращения) по существу и сообщения результатов всем заинтересованным организациям (лицам) или другого письменного подтверждения исполнения.
Документ, поставленный на контроль в соответствии с поручениями главы сельсовета, снимается с контроля по его решению, принимаемому по результатам рассмотрения доклада об исполнении поручения. Доклад должен содержать предложение о снятии поручения с контроля.
Промежуточный ответ или запрос по исполняемому документу не является основанием для снятия его с контроля.
Представляемые для снятия с контроля документы должны иметь все необходимые согласования.
Датой исполнения документа (снятия его с контроля) является дата регистрации документа-ответа, а при недокументированном решении вопроса дата списания документа в дело (его фактического исполнения), подтвержденного руководителем структурного подразделения-исполнителя.

5.5.Порядок заверения копий документов.
5.5.1.Копия документа - это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Органы местного самоуправления могут выдать копии только тех документов, подлинники которых у них хранятся.
Заверенная копия - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.
5.5.2.Органы местного самоуправления сельсовета выдают по заявлениям юридических и физических лиц копии документов, исходящих от этих органов, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов, обратившихся к ним юридических и физических лиц.
5.5.3.Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный номер, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.
Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью).
Если документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
5.5.4.Копии документов изготавливаются с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники. В правом верхнем углу первого листа делается отметка "Копия".
Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
В случаях изготовления копии с архивного документа, имеющего исправления, подчистки, вызывающие сомнения в их достоверности, или неразборчивый текст, отдельные слова и выражения оговариваются словами: «Так в документе» или «В тексте неразборчиво».
5.5.5.При заверении соответствия копии документа подлиннику на обороте последнего листа документа проставляют заверительный штамп или заверительную надпись в соответствии с пунктом 3.3.2.17. «Отметка о заверении копии документа» настоящей Инструкции.
5.5.6.Если копия документа изготовлена на двух и более листах, заверение копии оформляется следующим образом:
- листы копии сшиваются на 2 прокола;
- на последнем листе копии место скрепления ниток заклеивается ярлыком с надписью: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью____ листов; должность и подпись»; на ярлыке расписывается сотрудник, изготовивший копию документа;
- печать проставляется, захватывая часть последнего листа копии;
- заверительная надпись проставляется на обороте последнего листа копии.
5.5.7.Право заверять копии документов оговаривается в положении о структурном подразделении Администрации сельсовета и закрепляется в должностной инструкции сотрудника.
5.5.8.Аналогично копиям заверяются и выписки из документов, касающихся прав и законных интересов юридических и физических лиц.
5.6.Работа исполнителей с документами
5.6.1.Руководители структурных подразделений Администрации сельсовета обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления и контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
5.6.2.Срочные документы передаются немедленно через СЭДО.
5.6.3.Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) главе местного самоуправления района или руководителями отраслевых (функциональных) органов.
5.6.4.При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Исполнителям должно быть обеспечено право доступа ко всем массивам документов.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
5.7.Работа с обращениями граждан
5.7.1.Обеспечение своевременного рассмотрения и централизованного учета обращений граждан, поступивших в адрес главы сельсовета, заместителя главы Администрации сельсовета осуществляется специалистом Администрации сельсовета.
5.7.2.Регистрации подлежат все обращения граждан независимо от способа их поступления или формы.
5.7.3.Зарегистрированные обращения в адрес главы сельсовета и заместителя главы Администрации сельсовета направляются должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов на основании резолюций соответствующих должностных лиц или сопроводительных писем.
5.7.4.Работа по рассмотрению обращений граждан в Администрации сельсовета осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
5.7.5.Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
5.8.Порядок работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП)
Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов.
5.8.1.К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Администрации сельсовета, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования" (ДСП) (далее - документы ДСП).
К документам ДСП не относятся:
- нормативные правовые акты затрагивающие права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации, а также устанавливающие правовой статус организаций;
- документы, содержащие сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и производственных объектов;
- описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений форм деятельности, а также его адрес;
- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц и решения по ним;
- сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
- документы, накапливаемые в открытых информационных системах, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
5.8.2.Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" (ДСП) определяется исполнителем документа, главой сельсовета или руководителями структурных подразделений или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если документ отнесен к категории "ДСП", вся переписка по вопросу оформляется с грифом "ДСП". В случае простановки на приложении отметки "ДСП" - весь пакет документов приобретает статус "ДСП".
Должностные лица, принявшие решение об отнесении документов к ДСП, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения.
5.8.3.Пометка "Для служебного пользования" (ДСП) проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу. В левом нижнем углу последнего листа документа указывается отметка о количестве отпечатанных экземпляров (в случае создания или отправления документа на бумажном носителе), фамилии исполнителя и номера его служебного телефона.
5.8.4.Правовым актом Администрации сельсовета назначаются сотрудники, ответственные за прием, регистрацию, рассмотрение, согласование и отправку документов ДСП, имеющие допуск к просмотру регистрационных карт и вложений документов с грифом "ДСП" в СЭДО. Сотрудники несут персональную ответственность за сохранность информации, содержащейся в документах ДСП.
5.8.5.Входящие документы ДСП поступают на регистрацию на бумажном носителе.
Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются и регистрируются в установленном порядке в СЭДО с прикреплением к регистрационной карточке документа электронного образа документа. В регистрационной карточке в поле документа "Гриф" регистратором проставляется признак ДСП. После размещения электронного образа документа в регистрационной карточке в СЭДО регистратор удаляет электронный образ документа из папки отсканированных документов.
Ответственность за соответствие грифа "ДСП" на входящем документе отметке в регистрационной карточке документа в СЭДО в поле "Гриф", а также за удаление электронного образа документа из папки отсканированных документов несет регистратор документа.
5.8.6.Внутренние и исходящие документы ДСП создаются, согласуются и утверждаются в СЭДО, ответственность за заполнение регистрационной карточки документа несет исполнитель документа. Исполнитель создает регистрационную карточку, добавив ее в связи к документу - запросу, либо создав инициативный документ, и заполняет необходимые поля регистрационной карточки:
а) в поле "Содержание" - краткое содержание с указанием всех реквизитов письма;
б) в поле "Адресат" - проставляется наименование организации, если адресат является абонентом системы МЭДО, название адресата будет начинаться с префикса "МЭДО_Название государственного органа или организации";
в) в поле "Подписант" - указывается фамилия руководителя, подписавшего документ электронной подписью;
г) в поле "Гриф" - проставляется "ДСП", ответственность за соответствие грифа несет исполнитель;
д) в поле "Срочность" - проставляется нужный параметр;
е) в поле "Телефон исполнителя" - указывается телефон исполнителя;
ж) в разделе "Служебные реквизиты":
- в поле "Подразделение регистратор" исполнителем проставляется параметр "Администрация Воронихинского сельсовета ";
- в поле "Кол-во листов" указывается количество листов документа, включая приложения;
з) в поле "Комментарии" - исполнителем указывается информация:
- причина отсутствия приложения;
- необходимость проставления отметки об электронной подписи в двух или более местах документа;
- вид отправки письма (специальной, фельдъегерской связью, заказным письмом, самостоятельно исполнителем - на руки адресату);
- иная информация, которая необходима для оперативной работы с документом.
Исполнитель вкладывает электронный образ документа в регистрационную карточку и создает маршрут согласования. После размещения в СЭДО электронный образ документа удаляется с персонального компьютера исполнителя, ответственность за удаление электронного образа документа несет исполнитель.
В процессе создания маршрута согласования в разделе "Доп. параметры, сопроводительные файлы и текст" при построении маршрута на утверждение документа руководителем проставляются параметры: "Автоматически направлять на регистрацию, если нет замечаний", "Подписывать файлы при согласовании" (за исключением нормативных правовых актов и распорядительных документов главы района). При построении маршрута только на согласование, проставление параметров не требуется.
При формировании пакета документов для отправки на утверждение руководителю, весь комплект документов необходимо перевести в единый pdf формат, кроме нормативных правовых актов главы района, которые переводятся в формат pdf отдельными файлами.
5.8.7.Исходящие документы ДСП поступают на регистрацию в электронном виде после утверждения в СЭДО, регистрируются в установленном порядке с добавлением к регистрационному номеру документа постфикса ДСП и подлежат отправке.
Отправка документов посредством СЭДО осуществляется в соответствии с Регламентом СЭДО. Отправка документов на бумажном носителе осуществляется фельдъегерской связью, спецсвязью, заказными или ценными почтовыми отправлениями. При необходимости направления документов в несколько адресов составляется указатель рассылки, указатель подписывается исполнителем и главой сельсовета.
В случае необходимости направления адресатам документов ДСП на бумажном носителе утвержденный в СЭДО документ распечатывается в необходимом количестве экземпляров, на каждом из которых проставляется экземплярность, в указателе рассылки поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. При необходимости направления нескольким адресатам документов ДСП различной комплектности, исполнитель создает регистрационные карточки на каждый документ.
Рассылка в несколько адресов осуществляется в соответствии с указателем рассылки, ответственность за учет документов ДСП в случае их распечатки на бумажном носителе несет лицо, ответственное за работу с документами ДСП.
5.8.8.Необходимость снятия грифа "ДСП" определяется исполнителем документа, главой сельсовета или должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ. Решение о снятии грифа "ДСП" оформляется протоколом заседания экспертной комиссии. Гриф "ДСП" погашается записью с указанием номера и даты протокола заседания экспертной комиссии Администрации сельсовета, послужившего основанием для его снятия, в карточке документа в СЭДО в поле "Комментарии" сотрудником, ответственным за работу с документами ДСП.
5.8.9.При получении письменного запроса с просьбой об ознакомлении с информацией, имеющей пометку "ДСП", решение об ознакомлении заявителя принимает глава сельсовета.
За разглашение служебной информации с пометкой "ДСП", а также за нарушение порядка обращения с документами ДСП муниципальный служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
В случае ликвидации органа Администрации сельсовета решение о дальнейшем использовании документов ДСП принимает ликвидационная комиссия органа исполнительной власти.

VI. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД АДМИНИСТРАЦИИ СЕЛЬСОВЕТА
Основными видами работ, обеспечивающими организацию документального фонда Администрации сельсовета, являются составление номенклатур дел, формирование дел и их текущее хранение, подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение.
6.1.Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации сельсовета, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
6.1.1. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения и описей дел по личному составу.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Администрации сельсовета.
Документальный фонд Администрации сельсовета - совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд составляют документы, созданные в Администрации сельсовета и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.
Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив лежит на специалисте Администрации сельсовета.
6.1.2.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об Администрации сельсовета, ее структурных подразделениях, положением об отраслевых (функциональных) органах Администрации сельсовета, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Администрации сельсовета их виды, состав и содержание.
6.1.3.Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, при методической помощи архива, подписывается руководителем подразделения и представляется в архивный отдел Администрации района.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в архивный отдел Администрации района.
6.1.4.В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации сельсовета.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.5.Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом:
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит: из номера по классификатору, структурных подразделений Администрации сельсовета, установленного в Администрации сельсовета, цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 113-03-05, где 113 - номер по классификатору Администрации сельсовета, 03 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка со структурными подразделениями Администрации сельсовета по основной деятельности.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с департаментом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по вопросам государственной службы и кадров края  по вопросам повышения квалификации сотрудников.
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами (Администраций) сельсоветов Ребрихинского района Алтайского края о социальной защите населения.
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с департаментом Администрации Губернатора и Правительства Алтайского края по вопросам государственной службы и кадров края  об учете и хранении штампов.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовой отчет Администрации сельсовета 
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при отсутствии срока хранения в действующих перечнях или законодательстве Российской Федерации он определяется ЭК органа исполнительной власти по согласованию с ЭПК.
В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2019 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган местного самоуправления для продолжения и др.
6.1.6.Если в течение года в Администрации сельсовета возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.1.7.По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
6.2.Формирование, оформление дел и их текущее хранение
6.2.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2.Дела формируются в Администрации сельсовета, как правило, децентрализовано, то есть в структурных подразделениях или отраслевых (функциональных) органах.
6.2.3.Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.
6.2.4.Контроль за правильным формированием дел осуществляется срециалистом Администрации сельсовета.
6.2.5.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.
6.2.6.Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов вышестоящих органов власти, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения, приказы по основной деятельности, кадровые и др. группируются отдельно.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с действующим законодательством.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
6.2.7.Дела органа исполнительной власти подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архивного отдела Администрации района.
6.2.8.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение 15); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение 16); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
6.2.9.Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа местного самоуправления; наименование отраслевого (функционального) органа, структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование органа исполнительной власти указывается полностью в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Администрации сельсовета; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Администрации сельсовета, согласованной с ЭПК; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
6.2.10.Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в Администрации сельсовета. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
6.2.11.Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
6.2.12.С момента заведения и до передачи в архивный отдел Администрации района, дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений Администрации сельсовета и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив органа исполнительной власти.
6.2.13.Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения архивного отдела Администрации района. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается отраслевой (функциональный) орган или структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам отраслевого (функционального) органа или структурного подразделения на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы местного самоуправления сельсовета или заместителя главы Администрации сельсовета, курирующего службу ДОУ, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы местного самоуправления района с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
6.3.Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
6.3.1.Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
6.3.2.Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации сельсовета создается постоянно действующая экспертная комиссия, действующая на основании положения, утверждаемого главой сельсовета; Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с начальником архивного отдела Администрации сельсовета.
6.3.3.Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Администрации сельсовета работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под методическим руководством архивного отдела Администрации района;
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архивный отдел Администрации района; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Администрации сельсовета, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли;
6.3.4.Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел Администрации сельсовета.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации сельсовета власти путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭПК Администрации сельсовета.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
6.3.5.Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
Описи составляются отдельно на дела, документы:
постоянного срока хранения;
временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
по личному составу;
характерные только для данной организации (судебные дела, материалы уголовных дел, научные отчеты по темам).
Аналогичные описи составляются на электронные дела, документы.
6.3.6.В Администрации сельсовета описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архивного отдела Администрации района. По этим описям документы сдаются в архивный отдел Администрации района.
Описи дел, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации района, которую готовит архивный отдел Администрации района.
6.3.7. Описи дел, документов составляются по установленной форме (приложения N 17, 18, 19, 20, 21) и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
Описательная статья описи дел отраслевого (функционального) органа и структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовой; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим отраслевым (функциональным) органам и структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
Опись дел отраслевого (функционального) органа или структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с архивным отделом Администрации района и утверждается руководителем отраслевого (функционального) органа или структурного подразделения.
Опись дел отраслевого (функционального) органа или структурного подразделения Администрации района составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Администрации района, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в отраслевом (функциональном) органе или структурном подразделении. При наличии в отраслевом (функциональном) органе или структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.
6.3.8.Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 21) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Администрации сельсовета одновременно. Согласованные с ЭК Администрации сельсовета описи дел постоянного хранения передаются на утверждение ЭПМК Министерства Культуры Алтайского края. После согласования описей дел постоянного хранения ЭПМК описи и акты утверждаются главой сельсовета. После этого Администрации сельсовета имеет право уничтожить дела, включенные данные акты, в соответствии с установленным порядком. Дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел Администрации сельсовета проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).
Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа местного самоуправления сельсовета. Если в акте указаны дела нескольких отраслевых (функциональных) органов (структурных подразделений), то название каждого отраслевого (функционального) органа (структурного подразделения) указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2020 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2024 г.).
6.3.9.В архив Администрации района передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архивный отдел Администрации района после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в отраслевом (функциональном) органе (структурном подразделении).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архивный отдел Администрации района, как правило, не подлежат. Они хранятся в Администрации сельсовета и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Передача дел в архивный отдел Администрации района осуществляется по графику, составленному архивным отделом Администрации района, согласованному с главой сельсовета и утвержденному руководителем службы ДОУ.
6.3.10.В период подготовки дел Администрации сельсовета к передаче в архивный отдел Администрации района сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации сельсовета. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники Администрации сельсовета обязаны устранить.
Прием каждого дела производится сотрудником архивного отдела Администрации района в присутствии работника Администрации сельсовета. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись сотрудника архивного отдела Администрации сельсовета, и лица, передавшего дела.
6.3.11.В случае ликвидации или реорганизации отраслевого (функционального) органа или структурного подразделения Администрации сельсовета, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного отраслевого (функционального) органа или структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации района, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
В случае ликвидации или реорганизации Администрации сельсовета архив Администрации района в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в соответствующие государственные архивы Алтайского края, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

VII. РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов осуществляется в соответствии с Регламентом СЭДО.

VIII. ИЗГОТОВЛЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ, ХРАНЕНИЕ И ИЗЪЯТИЕ ИЗ ОБРАЩЕНИЯ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ.
8.1.Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
8.2.Администрация сельсовета в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" применяет печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.
8.3.Администрация сельсовета также использует простые печати для отдельных категорий документов ("Для пакетов", "Для договоров", "Для копий"), металлические выжимные печати для опечатывания помещений.
Простая печать воспроизводит наименование органа по внешнему кольцу печати. Минимальный диаметр клише печати - 35 мм, максимальный - 40 мм.
8.4.Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.
Решение о необходимости изготовления печатей и их количестве принимает руководство Администрации сельсовета.
В случае служебной необходимости по решению руководителя допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.
8.5.Печатью заверяются подписи руководителя, его заместителя, а также других должностных лиц, которым доверенностью предоставлены соответствующие полномочия.
8.6.Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов и др.
Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы по существу представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.
В Администрации сельсовета используются следующие виды штампов:
- регистрационный штамп;
- штамп ограничения доступа;
- заверительные штампы;
- маркировочные штампы;
- информационные штампы;
- штампы отдельных реквизитов и др.
Размеры, форма и содержание штампов не регламентированы и зависят от конкретного содержания штампа.
8.7.Изготовление простых печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации сельсовета производится самостоятельно. Эскиз печати (штампа) согласовывается с управляющим делами Администрации района.
8.8.Все изготовленные печати и штампы учитываются специалистом в специальном журнале (приложение 22).
Печати и штампы выдаются под расписку сотрудникам, на которых возложена обязанность заверять документы печатями (штампами).
8.9.Простые печати и штампы хранятся в закрывающихся столах или сейфах.
Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов члены экспертной комиссии Администрации сельсовета могут ежегодно проводить рейды Администрации сельсовета; по результатам проверок составляется справка (акт), представляемая главе сельсовета, для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и хранения печатей и штампов.
8.10.При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель поручает экспертной комиссии проверку фактического наличия печатей и штампов.
Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному ответственным за учет и хранение, с приложением оттисков печатей и штампов.
8.11.О факте утраты (утере) печати или штампа незамедлительно докладывается главе Администрации сельсовета. Глава Администрации сельсовета должен провести служебное расследование обстоятельств утери.
8.12.Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату главе Администрации сельсовета, где они уничтожаются по акту.
В акте должны быть указаны:
- время и место уничтожения;
- состав комиссии;
- основание уничтожения печатей и штампов;
- наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
- способ уничтожения.
8.13.Контроль за использованием печатей и штампов возлагается распоряжением главы сельсовета на работников Администрации сельсовета.
8.14.Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам (приложение 23), за исключением документов, требующих особого удостоверения их подлинности, на которых ставятся печати с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Приложение 1
к Инструкции

Примерный перечень функций, возлагаемых на лиц, ответственных за ведение делопроизводства

1.Получение и учет поступившей корреспонденции, регистрация в СЭДО, а также же учет поступивших документов, не подлежащих регистрации.
2.Подготовка проектов указаний по исполнению документа к входящим документам, передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующего указания по исполнению документа - исполнителю.
3.Информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.
4.Проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников.
5.Проверка правильности оформления создаваемых документов в соответствии с требованиями Инструкции (наличие заголовка, виз, приложений, ссылки на номер и дату документа, на который дается ответ, фамилии и номера телефона исполнителя и т.п.).
6.Передача документов на подпись руководству.
7.Контроль за прохождением документов.
8.Учет и регистрация служебных записок, проверка правильности их оформления.
9.Получение, учет и передача на исполнение, на подпись руководству, а также для регистрации и отправки документов с грифом ограничения доступа, обеспечение их хранения в подразделении.
10.Контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов.
11.Разработка, согласование и ведение номенклатуры дел, составление итоговой записи к номенклатуре дел (ежегодно).
12.Формирование, оформление, обеспечение учета, сохранности и использования дел, находящихся на хранении.
13.Подготовка и своевременная передача на архивное хранение завершенных делопроизводством дел постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу, составление описи дел.
14.Справочно-информационная работа по прохождению и ходу исполнения документов.
15.Ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными документами и поступившими информационными материалами.
16.Подготовка к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
17.Оформление для заверения копий документов, подлинники которых находятся на хранении в данном учреждении.
18.Прием и передача служебной информации средствами факсимильной связи и электронной почты.
19.Копирование документов по указанию руководства.

Приложение 2
к Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНИХИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА 
РЕБРИХИНСКОГО РАЙОНА
АЛТАЙСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

___________________	
с. Ворониха 	№ ________	

Приложение 3
к Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНИХИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА РЕБРИХИНСКОГО РАЙОНА
АЛТАЙСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

___________________	
с. Ворониха	№ ________	

Приложение 4
к Инструкции

		
АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНИХИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА РЕБРИХИНСКОГО РАЙОНА
Алтайского края
658533, с. Ворониха, ул. Советская, 3А
тел.: 24-5-43
Факс (38582) 24-5-43 
E-mail: rebrvoron@ yandex.ru		
________________	№	__________	
на  № _____________________________			

Ф.И.О. исполнителя
№ телефона

Приложение 5
к Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНИХИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА РЕБРИХИНСКОГО РАЙОНА
АЛТАЙСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

___________________	
с. Ворониха	№ ________	

Заголовок постановления

Констатирующая часть (указывается правовое основание и иные обстоятельства (при наличии), на основании которых разработан проект правового акта)
ПОСТАНОВЛЯЮ:
Постановляющая часть (несет основную смысловую нагрузку). Пункты постановления должны быть конкретными, точными, юридически и грамматически безупречными. Указываются сроки исполнения отдельных пунктов и документа в целом, необходимость размещения в СМИ, должностное лицо, на которое возлагается контроль.

Глава сельсовета       личная подпись                                                 И.О.Фамилия

Приложение 6
к Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНИХИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА РЕБРИХИНСКОГО РАЙОНА
АЛТАЙСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

___________________	
с. Ворониха	№ ________	

Приложение 7
к Инструкции

АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНИХИНСКОГО СЕЛЬСОВЕТА РЕБРИХИНСКОГО РАЙОНА
Алтайского края
658533, с. Ворониха, ул. Советская, 3А
тел.: 24-5-43
Факс (38582) 24-5-43 
E-mail: rebrvoron@ yandex.ru		
________________	№	__________	
на  № _____________________________			

Ф.И.О.исполнителя
№ телефона

Приложение 8
к Инструкции

ПРОТОКОЛ
совещания (заседания комиссии) _____________________________________________
наименование комиссии

__________________ N__________

с. Ворониха

Председатель - И.О. Фамилия
Секретарь - И.О. Фамилия

Присутствовали:
Наименование должностей - И.О. Фамилии (в алфавитном порядке)

Повестка дня:
I. Наименование вопроса
II. Наименование вопроса

I. СЛУШАЛИ:
Должность и Ф.И.О. докладчика (в родительном падеже).
Изложение содержания доклада (в предложном падеже) - о чем?

ВЫСТУПИЛИ:
Должность и Ф.И.О. выступавшего (в именительном падеже).
Изложение содержания выступления (в предложном падеже) - о чем?

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
Одобрить проект...
Заместителю главы Администрации... (И.О. Фамилия) совместно с... доработать...
II. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Председатель И.О. Фамилия

Секретарь И.О. Фамилия

Приложение 9
к Инструкции

Администрация Воронихинского сельсовета Ребрихинского района Алтайского края

ПРОТОКОЛ
__________________ N __________

с.Ворониха

оперативного совещания
у руководителя _____________ И.О. Фамилия

Присутствовали:
Наименование должностей - И.О. Фамилии (в алфавитном порядке)

I. О выполнении годового плана...
--------------------------------------------
(фамилии выступивших при обсуждении вопроса)

1. Решение, принятое в ходе обсуждения данного вопроса
2.

II. О введении мер по...
--------------------------------------------
(С.А.И., Н.)

1.
2.

Руководитель И.О. Фамилия

Приложение 10
к Инструкции

Администрация Воронихинского сельсовета Ребрихинского района Алтайского края

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

_______________ N __________

с.Ворониха

Заголовок

Председатель - Фамилия И.О.
Секретарь - Фамилия И.О.

Присутствовали:
Наименование должности Инициалы и фамилии в алфавитном порядке

Повестка дня:
I. Наименование вопроса

I. СЛУШАЛИ:
Должность и Ф.И.О. докладчика (в родительном падеже)
Изложение содержания доклада (в предложном падеже) - о чем?

ВЫСТУПИЛИ:
Должность и Ф.И.О. выступавшего (в именительном падеже)
Изложение содержания выступления (в предложном падеже) - о чем?

постановили:

(РЕШИЛИ):
Одобрить проект...
Заместителю главы Администрации... (И.О. Фамилия) совместно с...
доработать...

Председатель И.О. Фамилия
Секретарь И.О. Фамилия

Верно
Должность Подпись И.О. Фамилия
Дата

Примечание:
Выписка направляется адресату только по затрагивающему его вопросу.
Выписка заверяется секретарем или председателем комиссии, осуществляющего рассылку.

Приложение 11
к Инструкции

ПЕРЕЧЕНЬ НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

Копии федеральных и областных законов.
Копии постановлений, распоряжений и поручений Губернатора и Правительства Алтайского края.
Копии нормативных актов органов местного самоуправления Алтайского края, в том числе поступившие с сопроводительными письмами.
Копии документов организаций и учреждений.
Пакеты с пометкой "Лично ".
Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.
Пригласительные билеты, поздравительные письма, поздравительные телеграммы и открытки.
Дайджесты прессы, обзоры печати, книги, газеты, журналы и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и тому подобное.
Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний, программы их проведения и материалы к ним.
Документы на иностранных языках без перевода.
Документы без подписей.
Рекламные извещения, плакаты.
Прейскуранты и прайс-листы.
Учебные планы и программы.
Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).
Формы статистической отчетности.
Бухгалтерские документы.
Нормы расхода материалов.
Графики, наряды, разнарядки.

Приложение 12
к Инструкции

(наименование организации)

(наименование структурного подразделения)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
На		год 	

Индекс дела	Заголовок дела	Количество томов (частей)	Срок хранения и № статьи по перечню	Примечание	
1	2	3	4	5	
Название раздела	

					
(наименование должности руководителя структурного подразделения)		(подпись)		(расшифровка подписи)	

Дата		
СОГЛАСОВАНО 
Протокол ЭК структурного подразделения
от		№		

Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ____ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:	
		переходящих	с отметкой "ЭПК"	
1	2	3	4	
Постоянного				
Временного (свыше 10 лет)				
Временного (до 10 лет включительно)				
ИТОГО:				

Наименование должности
руководителя службы ДОУ              Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности лица,
передавшего сведения                 Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Приложение 13
к Инструкции

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                 УТВЕРЖДАЮ
                                                 Руководитель организации
На ____ год                                      Подпись        Расшифровка
                                                                подписи
                                                 Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание	
1	2	3	4	5	
Название раздела	

Наименование должности
руководителя службы ДОУ
организации                         Подпись             Расшифровка подписи

Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)                         Протокол ЭПК архивного учреждения
от _______ N __________                   от __________ N _____________

Продолжение приложения 13

              Итоговая запись о категориях и количестве дел,
                   заведенных в ____ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:	
		переходящих	с отметкой "ЭПК"	
1	2	3	4	
Постоянного				
Временного (свыше 10 лет)				
Временного (до 10 лет включительно)				
ИТОГО:				

Наименование должности
руководителя службы ДОУ              Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности лица,
передавшего сведения                 Подпись         Расшифровка подписи

Дата

Приложение 14
к Инструкции

Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
          (наименование государственного (муниципального) архива)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                        (наименование организации)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                 (наименование структурного подразделения)

                   ДЕЛО N ________ ТОМ N ______________

___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
                             (заголовок дела)
___________________________________________________________________________
                              (крайние даты)

                                                 На ________________ листах
                                                 Хранить __________________

Ф. N ______________	
Оп. N ______________	
Д. N ______________	

Приложение 15
к Инструкции

Форма листа - заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №		

В деле подшито и пронумеровано		листов	
	(цифрами и прописью)		

с №		по №		, в том числе:	
литерные номера листов  	;

пропущенные номера листов  

+ листов внутренней описи  

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера
листов	
1	2	

					
(наименование должности
работника)		(подпись)		(расшифровка подписи)	
Дата  

Приложение 16
к Инструкции

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела №		

№
п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера
листов дела	Примечание	
1	2	3	4	5	6	

						

						

						

						

Итого		документов.	
	(цифрами и прописью)		

Количество листов внутренней описи		.	
	(цифрами и прописью)		

(наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела)		(подпись)		(расшифровка подписи)	

Дата		

Приложение 17
к Инструкции

Форма описи дел постоянного хранения 

		УТВЕРЖДАЮ	
(наименование организации)			
	Руководитель организации	
Фонд №						
			(подпись)		(расшифровка подписи)	

ОПИСЬ №			Дата		
дел постоянного хранения
за		год	

№
п/п	Индекс дела	Заголовок
дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание	
1	2	3	4	5	6	
Название раздела	

В данный раздел описи внесено  	дел,
(цифрами и прописью)
с №		по №		, в том числе:	
литерные номера:  

пропущенные номера:  

(наименование должности
составителя описи)		(подпись)		(расшифровка подписи)	

(наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив))		(подпись)		(расшифровка подписи)	

СОГЛАСОВАНО	УТВЕРЖДЕНО	
Протокол ЦЭК (ЭК) организации	Протокол ЭПК архивного учреждения	
от		№			от		№			

Приложение 18
к Инструкции

Форма описи по личному составу

(наименование организации)
Фонд №			УТВЕРЖДАЮ	
ОПИСЬ №			Руководитель организации	
дел по личному составу				
	(подпись)		(расшифровка подписи)	
за		год	
Дата  

№
п/п	Индекс дела	Заголовок
дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание	
1	2	3	4	5	6	7	

В данный раздел описи внесено  	дел,
(цифрами и прописью)
с №		по №		, в том числе:	
литерные номера:  

пропущенные номера:  

(наименование должности
составителя описи)		(подпись)		(расшифровка подписи)	

(наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив))		(подпись)		(расшифровка подписи)	

СОГЛАСОВАНО	СОГЛАСОВАНО	
Протокол ЦЭК (ЭК) организации	Протокол ЭПК архивного учреждения	
от		№			от		№			

Приложение 19
к Инструкции 

Форма описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения

(наименование организации)
Фонд №			УТВЕРЖДАЮ	
ОПИСЬ №			Руководитель организации	
дел временных (свыше 10 лет)				
сроков хранения	(подпись)		(расшифровка подписи)	
за		год	Дата			

№
п/п	Индекс дела	Заголовок
дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание	
1	2	3	4	5	6	7	

В данный раздел описи внесено  	дел,
(цифрами и прописью)
с №		по №		, в том числе:	
литерные номера:  

пропущенные номера:  

(наименование должности
составителя описи)		(подпись)		(расшифровка подписи)	

(наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив))		(подпись)		(расшифровка подписи)	
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от		№		

Приложение 20
к Инструкции

		УТВЕРЖДАЮ	
(наименование организации)			
	Руководитель организации	
Фонд №						
			(подпись)		(расшифровка подписи)	
ОПИСЬ №			Дата			
электронных дел, документов постоянного хранения
за		год	

№
п/п	Индекс дела	Заголовок
дела	Крайние
даты	Объем, Мб	Примечания	
1	2	3	4	5	6	

В данный раздел описи внесено		дел,	

с №		по №		,	
	(цифрами и прописью)		(цифрами и прописью)		

объемом		Мб.	

(наименование должности
составителя описи)		(подпись)		(расшифровка подписи)	

(наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив))		(подпись)		(расшифровка подписи)	

СОГЛАСОВАНО	УТВЕРЖДЕНО	
Протокол ЦЭК (ЭК) организации	Протокол ЭПК архивного учреждения	
от		№			от		№			
Продолжение 
ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ №		
электронных дел, документов постоянного хранения
за		год	
Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела:*
№ ед. хр. по описи		Индекс дела		
Заголовок дела  

Дата документа	Рег. № документа	Наименование документа	Объем, Мб	Примечания	
1	2	3	4	5	

					
(наименование должности
составителя описи)		(подпись)		(расшифровка подписи)	

Приложение 21
к Инструкции

(наименование организации)
АКТ		УТВЕРЖДАЮ	
	№			Руководитель организации	
о выделении к уничтожению
архивных документов, не подлежащих хранению					
		(подпись)		(расшифровка подписи)	
		Дата			
На основании  
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда №  
(название фонда)
№
п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи *	Номер
ед. хр. по описи	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание	
1	2	3	4	5	6	7	8	

Итого		ед. хр. за		годы.	
	(цифрами и прописью)				
Описи дел постоянного хранения за  	годы утверждены ЭПК

(наименование архивного учреждения)
(протокол от		№		)	

(наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив))		(подпись)		(расшифровка подписи)	
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от		№		

Продолжение 
Документы в количестве  	ед. хр.:

- 	на бумажном носителе весом  	кг сданы

на уничтожение;
- 	на электронном носителе сданы на уничтожение  

(способ уничтожения)
					
(наименование должности работника, сдавшего документы)		(подпись)		(расшифровка подписи)	
Дата  

Изменения в учетные документы внесены.
					
(наименование должности работника архива, внесшего изменения
в учетные документы)		(подпись)		(расшифровка подписи)	
Дата  

Приложение 22
к Инструкции

ЖУРНАЛ
УЧЕТА ПРОСТЫХ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

N
п/п	Дата регистрации	От кого получены печати и штампы	Оттиск печати, штампа	Ф.И.О. получившего штамп, печать, наименование структурного подразделения	Расписка в получении, дата	Отметка о возврате или уничтожении	Примечание	
1	2	3	4	5	6	7	8	

Приложение 23
к Инструкции

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПРОСТАЯ ПЕЧАТЬ

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; экспертизы и т.д.).
Архивные справки.
Архивные копии.
Документы налоговой отчетности.
Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).
Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).
Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство: техническое и т.д.).
Заключения и отзывы.
Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).
Исполнительные листы.
Командировочные удостоверения.
Нормы расхода.
Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
Письма гарантийные (выполнение работ, услуг и т.д.).
Положения об организациях.
Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк, на поручение инвалюты со счетов и перевод валюты, на импорт и т.д.).
Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).
Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк).
Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.).
Соглашения.
Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использование бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
Титульные списки.
Удостоверения.
Уставы организаций.
Штатные расписания.